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Déclaration de protection des données

Déclaration de protection des données personnelles à l’attention des élèves et des responsables légaux. 

Le Pouvoir organisateur, responsable des traitements

Ecole libre fondamentale Saint-Martin, rue Saint-Martin 32 à 5380 Cortil-Wodon Coordonnées de la direction de l’établissement scolaire : Mme Michelle Libens Coordonnées du délégué à la protection des données (DPO)1 : Mm Michelle Libens, 



 

michelle.libens@ecolesaintmartin.net 

1 Pourquoi une déclaration de protection des données personnelles ?Le Règlement Général de Protection des données 2 (RGPD)  

se fonde sur un principe de responsabilité, l’obligation de  

transparence et son objectif final est d’instaurer un climat  

de confiance entre les responsables de traitements et les  

personnes concernées : les élèves et leurs parents. 

Il vise à protéger les personnes contre les utilisations  

malveillantes ou inappropriées de leurs données  

personnelles tout en préservant la liberté de circulation de  

ces données. 

Cette Déclaration est un document de nature informative qui a pour objectif de mettre en œuvre  cette transparence et de vous rappeler vos droits au regard du règlement européen.  

1.1 A qui s’adresse cette Déclaration de protection des données personnelles ?Cette déclaration s’adresse aux élèves de notre établissement et à leurs responsables légaux. 

1.2 Notre engagement 

Comme le dit son premier article, l’objectif du RGPD est de protéger les personnes physiques. Cette  préoccupation est et a toujours été au cœur de notre métier. Elle est d’application pour nos élèves,  leurs familles et pour les membres de notre personnel.  

Nous nous engageons à gérer vos données en toute confidentialité, à les protéger et les traiter de  manière licite, loyale et légitime. L’arrivée des outils informatiques de traitement et d’Internet  complique considérable les procédures de contrôles mais notre école ne ménage pas ses efforts pour  que la transition numérique ne se fasse pas au détriment de nos élèves. 

Dans notre secteur d’activité, la transmission de données à des fins de lucre ou pour quelque raison  qui s’éloignerait de nos missions d’enseignement et d’éducation est totalement proscrite. 

1.3 Définitions 

Les termes utilisés dans la présente déclaration en caractères italiques sont ceux définis dans le  RGPD (Art. 4)

1 DPO : Data protection officer = délégué à la protection des données 

2 Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016

1

2 Le Responsable des traitements et le Délégué à la protection des données (DPO) 

Le Pouvoir organisateur est le responsable des traitements de vos données personnelles et en confie  la gestion à la direction de l’établissement scolaire. Le P.O. peut désigner une personne de contact  pour l’assister dans cette tâche de gestion des données personnelles et d’implémentation de la  nouvelle réglementation du RGPD.  

3 Description des traitements 

3.1 Quelles sont les finalités et bases légales des traitements de vos données  personnelles ? 

Les traitements de vos données personnelles sont nécessaires pour l’exécution du contrat qui nous  lie à savoir l’inscription de l’élève dans notre établissement. Les finalités sont liées à la gestion  administrative du dossier de chaque élève, à la réalisation de nos missions pédagogiques et  éducatives et à l’organisation d’activités ou d’événements  

scolaires ou parascolaires. L’inscription de l’élève dans un  établissement implique dans son chef et pour ses   responsables légaux leur adhésion aux documents de  

référence suivants : 

 

Les TIC et le RGPD

Notre école utilise les Technologies de

l’Information et de la Communication et  fournit des accès à des outils et plateformes  numériques à ses élèves. 

- Le Projet pédagogique et éducatif du Pouvoir  

organisateur 

- Le Règlement général des études - Le Règlement d’ordre d’intérieur

Par exemple, chaque parent est invité à  utiliser CLASSLY, application smartphone de  communication entre enseignants et parents

Par ailleurs, les établissements scolaires travaillent en  

partenariat avec le SeGEC3, l’Administration générale de  

l’Enseignement en Fédération Wallonie-Bruxelles, les  

CPMS4 et PSE5 pour la réalisation de missions qui leur sont  

confiées par le Gouvernement. La base de licéité qui  

fonde les traitements et certains transferts de données  

personnelles vers ces partenaires est la mission d’intérêt  

public voire l’obligation légale

L’établissement doit aussi procéder à certains traitements afin de réaliser des tâches qui relèvent de  ses intérêts légitimes : veiller à la visibilité et à la réputation de l’établissement, défendre ses intérêts  dans le cadre de contentieux, réaliser des statistiques ou des analyses historiques, etc. 

Enfin, quand la loi l’exige, nous serons amenés à recueillir votre consentement. Pour le Droit à  l’image et pour l’utilisation des services de la société de l’information6 par des jeunes de moins de 13  ans, l’école sollicitera en outre l’autorisation des responsables légaux. 

3.2 Qui traite vos données ? 

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par notre personnel habilité et en  fonction de ses missions au sein de l’établissement. Ces personnes sont sensibilisées à la 

3 SeGEC : Secrétariat général de l’enseignement catholique , organe de représentation des Pouvoirs  organisateurs d’écoles de l’enseignement libre catholique. 

4 CPMS : Centres Psycho-médico-sociaux 

5 PSE : Centres de promotion de la santé à l’école 

6 accès à une plateforme numérique ou à Internet 

2

confidentialité et à la protection de ces données et sont engagées dans le cadre de leur contrat à  respecter avec rigueur un devoir de réserve et de confidentialité eu égard aux données à caractère  personnel qu’ils sont amenés à traiter. 

3.3 Quelles sont les données personnelles que nous traitons et d’où proviennent elles ? 

Identification générale et informations de contact 

Noms, prénoms, adresse ; courriel et téléphone ; genre ; date et lieu de naissance ; composition  de famille, parcours scolaire, coordonnées des responsables légaux, etc. 

Toutes ses informations sont fournies par vous-mêmes notamment au moment de l’inscription.  Informations indispensables à propos de la santé et de la situation personnelle des élèves. Ces données sont fournies par vous-mêmes ou recueillies lors d’entretien avec l’élève ou sa  famille. Elles sont limitées au minimum indispensable pour que l’équipe éducative puisse  intervenir en cas de besoin.  

Numéros d’identification émis par les autorités publiques 

Numéro de registre national, numéro de matricule Fédération Wallonie-Bruxelles (FWB). Ces informations sont fournies par vous-mêmes et par la FWB. 

Informations financières ou bancaires des responsables légaux, informations relatives à la  gestion des frais scolaires : numéro de compte bancaire, montants et détail des frais réclamés à  l’élève, etc. 

Informations utiles pour la réalisation des missions pédagogiques et éducatives par l’équipe  éducative

Ces informations sont collectées ou compilées par les équipes éducatives et la direction ou  auprès de vous-mêmes afin de pouvoir mener à bien : 

o l’évaluation, l’accompagnement pédagogique et éducatif,  

Par exemple : les points du bulletin, 

o la gestion des remédiations, l’accompagnement en matière d’orientation Par exemple : des données sur les désidératas d’un élève en matière d’orientation  scolaire, 

o la gestion d’aménagements raisonnables pour l’accompagnement d’élèves porteurs  d’un handicap ou concernés par des troubles de l’apprentissage, 

o la gestion des dossiers disciplinaires, les retards et absences, 

o l’organisation des activités extérieures, des surveillances et de l’encadrement  extrascolaires, des fêtes et événements extra-scolaires, etc 

3.4 À qui les données personnelles sont-elles transmises ? L’établissement scolaire travaille en relation étroite et permanente avec des partenaires avec  lesquels certaines informations sont échangées. Nous les classons en trois catégories.  

Les partenaires co-traitants œuvrent dans la sphère de  

Le SeGEC, Infodidac et les écoles 

l’enseignement. Ils sont pleinement responsables des  

Le Secrétariat général de l’enseignement  

traitements de données à caractère personnel qu’ils  

catholique n’a pas vocation à effectuer des  

effectuent pour leurs propres missions et qui dans certains  

traitements de données d’élèves. Ces tâches  

cas impliquent un transfert de données en provenance des  

reviennent aux établissements scolaires et à  

écoles. 

leur sous-traitant principal : Infodidac. Ces  derniers peuvent occasionnellement  communiquer au SeGEC des données  

Les transmissions de données vers ces partenaires sont  

agrégées ou anonymisées pour des missions  

toujours limitées au strict nécessaire au regard des  

d’étude, d’accompagnement ou d’aide au  

finalités du traitement, encadrées par des prescriptions  

pilotage des établissements. 

Les DPO d’Infodidac et du SeGEC travaillent  

3

de concert afin de veiller à la conformité de  

tous ces traitements qui concernent plus de  

400.000 élèves.

légales ou règlementaires, par des contrats ou des conventions à valeur équivalente. 

Les partenaires sous-traitants effectuent des traitements de données personnelles pour le compte  de l’établissement scolaire et sous sa responsabilité. 

Enfin, des données à caractère personnel peuvent être transmises à des opérateurs ou prestataires  de services dont les missions ne sont pas spécifiquement un traitement de données personnelles.  Nous les appelons « destinataires utiles au métier ».  

Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez quelques exemples de ces partenaires. Ces listes  reprennent les partenariats les plus importants et ne sont pas exhaustives. 

Partenaires co-traitants

Partenaires sous-traitants

Destinataires utiles au métier

L’Administration7 Générale de l’Enseignement en FWB. 

Infodidac ASBL8  

BPost

Les CPMS et les PSE

Programmes/plateformes principales , par exemple MS Office 365 Education, Question>

<Proximus, un imprimeur, > 

 

 

Les écoles sièges CEFA9ou PARI10 

Programme de gestion des 

  

bulletins, par exemple Bulluc>

Un service juridique, un voyagiste, les compagnies  

d’assurances, etc.

Une autre école lors d’un changement d’établissement

Outils principaux utilisés par les élèves , par exemple  

Smartschool, ItsLearning, etc >

 

 

3.5 Transferts/stockages hors UE 

Dans des cas que nous essayons de limiter tant que faire se peut, certains traitements de données  personnelles pourraient s’opérer hors de l’Union Européenne. Nous pensons notamment à certaines  plateformes ou outils numériques utilisés par l’école et dont les fournisseurs sont souvent hébergés  aux USA. Avec l’aide de notre DPO, nous nous efforçons de faire appel à des opérateurs fiables, dont  les filiales ont leur siège en UE et qui offrent des garanties suffisantes en termes de protection de vos  données personnelles. 

3.6 Quelles sont les durées de conservation des données personnelles ? Certaines données et notamment celles qui permettent de reconstituer une carrière scolaire sont  conservées jusqu’à fin présumée de la scolarité des élèves. Par exemple : les données de  fréquentation scolaire, les attestations de réussite, les certifications obtenues, etc. 

Les informations qui ne sont plus utiles une fois que l’élève a quitté l’école sont détruites dans  l’année qui suit son départ. La règle générale est : « les données doivent être supprimées dès que la  finalité qui justifie leur traitement s’éteint ». Par exemple : les données de la fiche de santé,  l’inscription à l’étude, etc. 

7 L’AGE comporte entre autres les services du comptage et de la vérification, de l’obligation scolaire, le service  informatique de l’ETNIC qui implémente la base de données centralisé SIEL (= signalétique élèves), etc. 8 Infodidac ASBL est le principal sous-traitant des établissements scolaires. Dotée d’une équipe de  développeurs, Infodidac développe pour le compte des établissements scolaires un logiciel qui les aide dans  leurs tâches administratives. 

9 CEFA : Centre d'Education et de formation en Alternance 

10 PARI : Pôle Aménagements Raisonnable et Intégration

4

Nous pouvons être amenés à conserver certaines informations sans limite dans le temps afin de  préserver la mémoire de l’établissement, de réaliser des études historiques ou statistiques. Nous  procédons dans ce cas à un archivage impliquant des mesures de sécurité supplémentaires, une  limitation stricte de l’accès à ces données et leur minimisation. 

4 Quels sont vos droits ? 

Le RGPD précise vos droits dans les articles 12 et suivants. Il s’agit du droit d’information, d’accès à  vos données, de rectification, de limitation ou de suppression d’un traitement, de portabilité ou  encore de refus d’un traitement assimilé à du profilage. Ces droits s’appliquent ou ne s’appliquent  pas selon les cas et de nombreuses exceptions nous mettent dans l’impossibilité de les énumérer ici. 

N’hésitez pas à nous contacter pour communiquer une question, une plainte ou pour nous signaler  un problème ou si vous avez des raisons de croire que nos interactions avec vous ne sont plus sûres.  Pour se faire, veuillez envoyer un email à la direction de l’établissement et à notre DPO :  michelle.libens@ecolesaintmartin.net 

Si les réponses que nous vous fournissons ne vous satisfont pas, vous pourrez vous adresser à  l‘Autorité de protection des données pour déposer une plainte ou une requête en médiation. 

5 Les mesures de protection physiques, informatiques et organisationnelles 

Le RGPD impose à tout responsable de traitement de prendre les mesures utiles pour garantir la  sécurité des traitements, en particulier la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données. 

Notre établissement a pris les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles  appropriées et notre DPO contrôle périodiquement leur pertinence et leur efficacité.  

Date de réception du document : 

 

Signature du responsable légal de l’élève, précédée des nom et prénom de l’élève :